Прежде чем внедрить CRM-систему в компанию, многие руководители ведут учет товаров, заказов и клиентов в Excel. Однако, от использования MS Excel больше вреда, чем пользы. Почему так считаем, и почему ведение бизнеса в CRM помогает развитию компании — рассказываем в статье.

#Excel не защищает ваши данные, а CRM — да

MS Excel — это электронная таблица, с помощью которой можно решать какие-то вычислительные задачи, строить формулы и подсчитывать статистику. Максимум, что можно сделать с файлом — задать к нему пароль. Тем не менее, файл все равно легко взломать, скопировать или удалить.
CRM — это полноценная система для ведения бизнеса. Здесь можно не только создавать разнообразные таблицы и связывать их между собой, но и настроить доступы. Например, в CRM вы можете создать группы доступа и каждой выдать свои правила на редактирование или работу с одной и той же таблицей. В CRM можно задать расписание на вход в программу, отображение таблиц и полей для разных пользователей. Подробнее обо всех способах защиты данных в CRM «КБ» можно прочитать здесь.

#CRM автоматизирует любые бизнес-процессы

Excel не самостоятельная программа, она не умеет сама собирать данные, заявки, обрабатывать команды. Excel не умеет генерировать счета на оплату и принимать заявки пользователей с сайта. Все данные менеджеру придется вбивать вручную. Такая рутинная работа имеет риски:
— запросто ошибиться при переносе данных;
— если ошибку вовремя никто не заметил — данные будут искажены, а восстановить их сложно;
— сложно найти виновного, если с файлом или таблицей что-то случится.

CRM создана именно для автоматизации бизнес-процессов — все простые, рутинные и повторяющиеся задачи можно перенести в нее. Например, в CRM-систему можно загрузить шаблоны документов, настроить автоматическое заполнение полей. Так, менеджер сможет не только скачать счет на оплату в Excel, но и сразу же отправить его клиенту по почте.

#CRM упрощает отчетность и решение бизнес-задач

В Excel сложно отслеживать важные показатели — данные находятся в одной таблице и вытащить их почти нереально. В CRM-системе можно настроить отчет таким образом, что данные будут подтягиваться из разных таблиц и по тем параметрам, которые настроите вы.

#CRM поддерживает порядок в бизнесе

Excel это просто файл, с которым вы работаете. CRM — это целая система, в которой вы работаете. Здесь вы можете воссоздать структуру вашего бизнеса, перенести воронку продаж, бизнес-процессы, взаимодействие между сотрудниками, напоминания, и многое другое. Вы создаете не только нужные вам таблицы и поля, но и фактически переносите бизнес.
Данные всегда под защитой, сотрудники имеют свои доступы. Если кто-то уволится, вы можете аннулировать его доступ и он больше никогда не войдет в систему.

#В CRM сложно допустить ошибку

В Excel все строится на формулах и данных, которые заполняются вручную. Классическая история, когда в какой-то момент руководитель замечает, что KPI сотрудников с 15% вырастает до 350% из-за ошибки в формуле. Найти такую ошибку сложно, проще создать новую таблицу и начать вести учет данных заново — это плохо для бизнеса.
CRM-система в отличие от Excel действует как робот. Она сама знает, с какими данными ей работать, какие значения брать из полей и каких таблиц. Вы можете задать параметры на обязательное заполнение данных, подключить модули, которые помогут вносить информацию о заказах и клиентах без ошибок.

#CRM развивается вместе с компанией

Excel это условно какой-то набор таблиц. Он никак не решает бизнесовые задачи, просто со временем становится все больше таблиц и в них запросто запутаться. CRM-систему можно прокачивать — внедрять новые бизнес-процессы, дорабатывать таблицы, интегрировать новые сервисы и приложения. Персональная CRM развивается вместе с вами.